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Come organizzare un evento gratuitamente: 8 passi

Come organizzare un evento gratuitamente: 8 passi

Potresti pensare che non ci sia modo di organizzare un evento con budget zero, in realtà è assolutamente possibile. Ovviamente, c’è bisogno di pazienza e determinazione per poter pianificare in maniera giusta gli eventi, ma certamente non si avrà bisogno di (ingenti) capitali.

Idea e concetto

Una volta trovata un’idea da portare avanti per l’evento, ricorda di essere flessibile. Lasciati spazio per modificarla e svilupparla, poi una volta finalizzata continua a svilupparne il concetto. Questo modo di fare ti darà un grande vantaggio competitivo ed è ciò che farà emergere il tuo evento da quelli simili. Il concetto di evento può includere varie cose e operazioni, come la progettazione, la collaborazione e la partnership con altre aziende e realtà locali. Oggi, la maggior parte di coloro che programmano eventi per professione ha delle organizzazioni interne ed esterne non da poco, dunque questo è un passaggio fondamentale.

Determinare il giusto pubblico

Scegliere il giusto pubblico per il tuo evento è una cosa che non dovrebbe mai essere sottovalutata. Il pubblico è la chiave per trovare sponsor e partner. Quindi, porgiti le seguenti domande: qual’è la mia nicchia? In precedenza, quale pubblico ha attirato l’evento che ho in mente? Considerando il costo della partecipazione, quali gruppi si presenteranno? Se è troppo costoso, gli studenti non saranno interessati a partecipare. Bisogna essere pronti ad offrire degli sconti e fare una certa promozione prima del giorno predestinato. Inoltre, considera la posizione e l’ora dell’evento per cercare di capire chi può partecipare.

Creare la scaletta

Una volta che hai creato la tua idea e stimato il pubblico atteso, comincia a pensare all’agenda dell’evento. Vuoi fare un evento di poche ore, che duri tutto il giorno o addirittura più giorni? A seconda delle risorse, puoi iniziare a cercare il luogo giusto, i partner e gli sponsor.

Trovare la sede

La scelta della sede è estremamente importante. Per una conferenza lunga un giorno (o più giorni), un centro congressuale sarà appropriato; al contrario per dei seminari sarà meglio un luogo che permetta una più stretta collaborazione dei partecipanti. Insomma, il giusto luogo può fare la differenza, soprattutto se hai già in mente una seconda edizione.

Trova partner e sponsor

Non è un passaggio così difficile come potrebbe suonare. Contatta le aziende fornitrici di caffè e acqua, in modo da avere dei drink nel corso dell’evento. Considera con attenzione quali aziende e organizzazioni potranno essere interessate a sponsorizzare il tuo evento e quali sono i vantaggi offerti da questa sponsorizzazione. Le aziende di sponsorizzazione sono interessate al pubblico e all’argomento dell’evento. Inoltre, ricorda che la sponsorizzazione è un modo per collegare i marchi.

Fai conoscere il tuo evento con del marketing gratuito

Fare una campagna di marketing non richiede, per forza, spendere tanti soldi. Ci si può far conoscere anche a costo zero, sia online che offline. In entrambi i casi il passaparola è fondamentale e Facebook (tra gli altri social network) è spesso lo strumento corretto.

Anche un eventuale sito web può essere fatto in maniera autonoma usando soluzioni free come WordPress.

Imposta i prezzi con attenzione

Il piano dei prezzi dell’evento ha un ruolo cruciale nel processo decisionale di molti partecipanti. Per dei suggerimenti di budgeting, puoi guardare eventi simili al tuo che si sono svolti in passato, considerare i prezzi e vedere quante persone ci sono andate.

Go live

Siamo alla fase finale, l’evento. Ricorda che nel corso dello stesso devi essere pronto a far fronte ad ogni imprevisto, cercando al tempo stesso di monitorare i risultati che stai ottenendo e l’interesse del pubblico.

Conclusioni

Organizzare un evento gratuitamente non è certamente facile (porta via sicuramente meno tempo e meno “sbattimenti” rivolgersi ad un’agenzia pubblicitaria Milano, Roma, Napoli o esperta nell’organizzazione di eventi nella propria città, ma non è questo il nostro obiettivo), ma si può decisamente fare.

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